Mẹo góp ý với cấp trên một cách tinh tế

mẹo góp ý với cấp trên

Mẹo góp ý với cấp trên luôn là chủ đề nhạy cảm khi bước chân vào môi trường công sở, sẽ có rất nhiều điều xảy ra không như ý muốn. Đặc biệt là những hành vi gây ra mâu thuẫn từ cấp trên của bạn. Nếu muốn góp ý về những hành vi gây khó chịu này mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên, bạn cần chuẩn bị thật kỹ càng để có cách giải quyết tinh tế nhất.

Đối với Tuấn – bạn tôi, 5 tháng làm Management Trainee (quản trị viên tập sự) tại một trong những tập đoàn đa quốc gia lớn nhất Việt Nam là một trải nghiệm trong mơ. Chỉ trừ một việc: anh ta không thể chịu đựng sếp của mình.

Năng lực, kinh nghiệm, và sự nhiệt tình của Đan – người giám sát trên cơ Tuấn – đôi khi vô cùng hữu ích cho công việc. Thế nhưng tất thảy đều trở thành cơn ác mộng với Tuấn khi Đan liên tục ngắt lời anh trong những cuộc họp.

Có thể Đan nghĩ đó là những đóng góp đầy thiện chí. Nhưng với Tuấn, Đan lại “quá đà” và có phần lấn lướt anh trong công việc.

Trải nghiệm thực tập sẽ “bớt” đáng sợ hơn nếu môi trường làm việc lành mạnh

Tuấn tâm sự với tôi, anh ấy sợ rằng đồng nghiệp sẽ cảm thấy mình là một đứa kém cỏi nếu như cứ tiếp tục bị Đan cho “ra rìa” trong các buổi thảo luận.

Bạn của tôi không biết mình có nên góp ý trực tiếp với sếp không: “Anh nên nói thẳng hay cứ tiếp tục lờ đi nhỉ? Vì có khả năng bọn anh sẽ phải đụng mặt nhau mỗi ngày trong ít nhất là 3 tháng nữa. Nên nếu làm căng chuyện thì anh sợ không khí trong team sẽ khó xử lắm.”

Câu chuyện của Tuấn dường như cũng là chuyện chung của mọi “lính mới”. Dù bị sếp ngắt lời, quở trách, hay bị bắt nạt một cách quá quắt, hiếm ai dám lên tiếng  

Vậy nếu chẳng may rơi vào trường hợp của Tuấn, ta nên giải quyết như thế nào?

Mẹo góp ý với cấp trên – Bước 1: Nghiêm túc nhìn nhận lại sự việc

Tuấn và tôi đã ngồi xuống và trò chuyện rất lâu trước khi quyết định nên làm gì tiếp theo. Tôi đề nghị Tuấn trả lời hai câu hỏi dưới đây:

Bạn có đang làm quá mọi việc lên không?

Trước khi feedback cho sếp, bạn cần hệ thống lại những gì mình định nói

Liệu hành vi khó chịu của sếp bạn có diễn ra thường xuyên không? Hay chỉ ngẫu nhiên diễn ra vào một ngày trời không đẹp cho lắm?

Hãy chắc chắn rằng bạn đang nhìn nhận đúng vấn đề
Hãy chắc chắn rằng bạn đang nhìn nhận đúng vấn đề

Nếu sếp chỉ thỉnh thoảng vô tình làm bạn cảm thấy không thoải mái. Lời khuyên là hãy vờ như chưa có gì xảy ra. Nhưng nếu hành động ấy diễn ra thường xuyên, hãy cân nhắc góp ý với cấp trên của mình.

Trong trường hợp của Tuấn, nếu như Đan – giám sát của anh ấy, chỉ vô tình ngắt lời Tuấn vài lần. Nhằm giúp buổi họp hôm ấy nhanh đạt được kết quả hơn, vì thế Tuấn nên cho qua.

Nhưng tiếc là Đan không chỉ ngắt lời Tuấn trong một cuộc họp.

Tham khảo thêm những thông tin về việc đóng thuế của Freelancer

Hậu quả của việc “đối đầu” với sếp là gì?

Feedback là để giải quyết mâu thuẫn, chứ không phải tạo ra mâu thuẫn

Nếu như bạn và cấp trên đang có một mối quan hệ tốt đẹp. Và bạn cũng nhận được nhiều sự giúp đỡ, chỉ bảo trong công việc từ họ, thì hãy cân nhắc xem liệu mối quan hệ ấy có bị ảnh hưởng sau cuộc “đối đầu” này không. Sếp sẽ hiểu cho bạn và thay đổi, hay sẽ tự ái và cho bạn vào “sổ đen” vì dám “lên mặt” với mình?

Để dự đoán phản hồi của sếp là hãy nhìn vào phản ứng của họ trước những góp ý từ đồng nghiệp và cấp dưới. Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của những đồng nghiệp thân thiết, hoặc thử dò hỏi trước sếp của mình.

Nếu bạn cảm thấy cấp trên là một người dễ “ghi thù” trước bất kỳ sự góp ý tiêu cực nào, tránh nói thẳng ý kiến của mình với họ và suy nghĩ đến việc sử dụng những kênh ẩn danh để góp ý.

Hãy khiến cho lời góp ý của bạn với Sếp được tiếp thu
Hãy khiến cho lời góp ý của bạn với Sếp được tiếp thu

Bước 2: Chuẩn bị

Sau khi trả lời được hai câu trên và vẫn tiếp tục chọn cách góp ý thẳng thắn với cấp trên của mình, bạn cần chuẩn bị 4 việc sau:

Chọn thời gian thích hợp để góp ý

Nên hẹn trước với sếp qua email

Cố gắng trò chuyện ngay sau lúc sếp của bạn vừa có những hành động không phù hợp để họ không thể viện cớ đã quên việc đó. Bạn có thể hẹn trước với họ qua email hoặc trực tiếp, và tỏ ra mình thật sự nghiêm túc cho cuộc trò chuyện này.

Trong trường hợp của Tuấn, bạn tôi đã gọi cho người giám sát kia và hẹn trước: “Anh Đan ơi, sau giờ ăn trưa hôm nay anh có việc gì không ạ? Em muốn xin khoảng 15 phút để nói vài chuyện về cuộc họp lúc nãy ạ.”

“Gọi xong cú đó anh vừa sợ vừa thấy nhẹ nhõm lắm em ơi.”

Sợ vì Tuấn chỉ còn cách đối mặt trực tiếp với Đan, không thể tránh được nữa. Nhẹ nhõm vì cuối cùng anh cũng có đủ dũng khí nói một lần rồi thôi. Không phải chịu đựng nữa.

Cân nhắc thời gian hợp lý để đưa ra góp ý
Cân nhắc thời gian hợp lý để đưa ra góp ý

Chuẩn bị trước những gì mình muốn góp ý

Bạn có thể soạn sẵn “văn mẫu” để không tốn nhiều thời gian của đôi bên

Bước này rất quan trọng, vì bạn cần chọn lọc trước những từ ngữ và những gì mình muốn góp ý với sếp thật cẩn thận để cuộc trò chuyện không trở nên quá căng thẳng.

Tôi và Tuấn đã soạn sẵn đoạn “văn mẫu” như sau: 

“Cảm ơn anh đã dành thời gian cho em ạ. Em có vài lời muốn nói về buổi họp lúc nãy. Nhưng cứ chần chừ mãi vì không biết có nên nói với anh không. Nhưng nếu đã làm việc với nhau lâu dài thì mình nên thẳng thắn với nhau để đôi bên không có bất kỳ khúc mắc nào. Anh thấy có ổn không ạ?”

Ghi nhớ cấu trúc này nhé:

Đầu tiên, bạn phải thể hiện sự biết ơn vì sếp đã dành thời gian cho mình

Tiếp theo, nhấn mạnh rằng đây là những góp ý mang tính xây dựng 

Hỏi trực tiếp cấp trên của bạn có thấy thoải mái với cuộc trò chuyện này không. Nhưng với một cách khéo léo để có được sự đồng thuận từ họ. Một khi đã đồng thuận, sếp của bạn sẽ khó tránh né hay thay đổi chủ đề của cuộc trò chuyện này.

Hãy chuẩn bị kỹ những nội dung muốn góp ý
Hãy chuẩn bị kỹ những nội dung muốn góp ý

Chọn cách góp ý phù hợp

Cách góp ý cũng là một yếu tố rất quan trọng mà bạn cần cân nhắc

Mặc dù có nhiều cách để đưa ra góp ý của mình, tôi khuyên Tuấn thử dùng mô hình Tình huống – Hành vi – Tác động (Situation-Behavior-Impact, viết tắt là SBI). Đây là mô hình ba bước đơn giản nhưng hữu ích cho một cuộc đối thoại hai chiều. Mô hình này giúp những góp ý của bạn trở nên khách quan. Người nghe sẽ dễ tiếp thu, thay đổi hơn thay vì bác bỏ ý kiến của bạn.

Ví dụ, Tuấn sẽ áp dụng mô hình Tình huống – Hành vi – Tác động để góp ý với cấp trên như sau:

“Trong buổi họp ngày thứ năm vừa rồi, khi em đang trình bày kết quả nghiên cứu thị trường (tình huống), em thấy anh thường xuyên chen vào, ngắt lời em khá nhiều lần (hành vi). Hành động ấy làm em cảm thấy mình như bị coi thường vậy (tác động)”

Tập luyện trước khi góp ý

Dù mô hình này có vẻ dễ áp dụng trong mọi tình huống. Nhưng thực tế bạn có thể quên những gì mình định nói. Hoặc đi lệch kịch bản – đặc biệt là khi bạn quá lo lắng khi đối diện với cấp trên. Luyện tập trước những gì bạn định nói sẽ giúp xoa dịu căng thẳng. Cũng như giúp truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng nhất có thể.

Bạn có thể tập luyện với bạn bè, đồng nghiệp, hoặc một người cố vấn nào đó. Trong lúc tập luyện, hãy nhờ họ nhận xét xem:

  • Thông điệp của bạn có được truyền tải rõ ràng không?
  • Người nghe có hiểu được mấu chốt của vấn đề không?
  • Người nghe sẽ cảm thấy như thế nào sau khi nghe bạn nói?

Khi Tuấn tập nói theo mô hình SBI với tôi, anh ấy đã đưa ra quan điểm của mình và sau đó tiếp tục nhắc lại nó theo nhiều cách khác nhau. Mà không tạm dừng để tôi có cơ hội trả lời. Điều này có thể xảy ra với nhiều người. Vì đôi khi chúng ta nói quá nhiều khi đang lo lắng. Sau khi tôi chỉ ra điều này cho Tuấn, khả năng diễn đạt của anh ấy trở nên ngắn gọn, rõ ràng hơn rất nhiều.

Việc luyện tập sẽ giúp bạn xác định chính xác khi nào bạn muốn nhấn mạnh ý kiến. Hay khi nào bạn nên dừng lại để lắng nghe sếp của mình giải thích.

Bạn có thể tập luyện trước khi thực hiện
Bạn có thể tập luyện trước khi thực hiện

Bước 3: Sẵn sàng “chiến”

Sau khi hoàn thành xong bước 2 là bạn đã sẵn sàng rồi đó! Nếu đã nói hết suy nghĩ của mình, hãy tạm dừng. Cho người quản lý của bạn vài giây để tiếp nhận thông tin. Hãy kiên nhẫn chờ họ phản hồi.

Khi Tuấn bày tỏ suy nghĩ với Đan (như đã tập luyện), Đan dừng khoảng vài giây. Rồi anh thốt lên đầy bất ngờ: “Anh không nhận ra mình đã xấu tính như thế cơ đấy. Cho anh xin lỗi nhé. Thật sự trước đây chưa có ai chỉ ra thói xấu này cho anh. Anh thật sự không nghĩ việc đó lại làm em cảm thấy khó chịu như vậy. Cảm ơn vì đã nói thật lòng cho anh biết nhé.”

Chuẩn bị sẵn sàng để có thể góp ý một cách hiệu quả
Chuẩn bị sẵn sàng để có thể góp ý một cách hiệu quả

Có thể mọi chuyện diễn ra suôn sẻ cho cả Tuấn và Đan. Nhưng trong thực tế, không phải người sếp nào cũng sẵn lòng đón nhận những lời nhận xét tiêu cực. Nếu như gặp phải những tình huống “khó xơi” hơn, mời bạn tham khảo những mẹo sau:

Nếu sếp tức giận, hãy xin lỗi vì làm họ giận (đừng xin lỗi vì mình đã góp ý thẳng thắn).

“Em xin lỗi nếu đã làm anh/chị thấy khó chịu. Em chỉ muốn có một cuộc trò chuyện thẳng thắn để giúp mình làm việc tốt hơn cùng nhau. Anh/chị có thể giúp em hiểu tại sao góp ý của em lại khiến anh/chị khó chịu không?”

Tiếp theo, hãy giữ im lặng. Cách này thường giúp cuộc trò chuyện bớt căng thẳng. Cũng như giúp sếp của bạn hạ hỏa. Bạn có thể khéo léo kết thúc cuộc trò chuyện và rời đi.

Bước 4: Kết thúc với một lời cảm ơn

Nếu cấp trên đã kiên nhẫn lắng nghe, hãy cho họ biết bạn biết ơn vì sự hợp tác đó. Thể hiện lòng biết ơn giúp xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn trong công việc.

Tuấn đã nói: “Cảm ơn anh đã lắng nghe em. Hy vọng mình có thể hiểu nhau hơn sau buổi hôm nay để làm việc hiệu quả hơn nhé anh.”.

Trong giai đoạn đầu của sự nghiệp, đưa ra những góp ý – đặc biệt là cho cấp trên của bạn – có vẻ như là một việc vô cùng khó khăn. Nhưng nó lại vô cùng quan trọng!

Việc giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn và cấp trên là vô cùng cần thiết. Vì nó sẽ ảnh hưởng đến quá trình thăng tiến cũng như sự thoải mái trong môi trường làm việc. Mô hình SBI sẽ bạn dễ dàng nói ra những suy nghĩ của mình. Tránh gặp phải những mâu thuẫn không đáng có.

WinPlace chúc các bạn thành công!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *